Privacyverklaring Share.urban.brussels

Share.urban.brussels ('Share') is een platform dat wordt beheerd door de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Stedenbouw & Erfgoed (GODBSE) (hierna 'Urban.brussels' of 'wij/we').

Wij verbinden ons ertoe de persoonsgegevens van de burgers te beschermen in overeenstemming met de privacyregelgeving, en we willen u daarover informeren door middel van deze Privacyverklaring van Share.

Het platform Share wordt ter beschikking gesteld van het publiek in het kader van aanvragen om stedenbouwkundige en milieuvergunningen in Brussel (de 'aanvragen' of 'dossiers'). Het biedt de aanvrager van een vergunning ('aanvrager' of 'u') de mogelijkheid de documenten met betrekking tot zijn of haar aanvraag in digitale vorm in te dienen, om zo de behandeling en de follow-up van de aanvraag te vergemakkelijken, alsook de publicatie van de aanvraag voor openbaar onderzoek, zoals voorgeschreven door de geldende wetgeving en in het bijzonder door het Brussels Wetboek van Ruimtelijke Ordening ('BWRO').

Dankzij het platform kunt u uw documenten in digitale vorm uploaden ter attentie van de vergunningverlenende overheid (de gemeente, de gemachtigde ambtenaar van Urban.brussels of Leefmilieu Brussel, al naargelang van het geval) of voor het openbaar onderzoek, alsook een wijziging in het project melden of bijkomende informatie verstrekken.

1. Wat is uw en onze rol in de verwerking van gegevens bij het gebruik van het Share-platform voor een aanvraag?

Voordat u het Share-platform gebruikt, bent u volgens het BWRO verantwoordelijk voor het opstellen van een volledig dossier ter ondersteuning van uw aanvraag. Daartoe moet u onder meer documenten en informatie checken bij derden. In dit stadium komt Urban.brussels op geen enkele manier tussenbeide in de manier waarop u deze gegevens verzamelt en verwerkt.

Indien uw toekomstige dossier persoonsgegevens van derden bevat, is het bijgevolg uw verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat deze gegevens naar behoren worden beveiligd, bijvoorbeeld door uw elektronische accounts of de lokalen waar u uw papieren documenten bewaart, naar behoren te beveiligen.

U kunt besluiten om uw gegevens voor verschillende doeleinden naar Share te uploaden, zoals uitgelegd op de homepage van het Share-platform.

Uit het bovenstaande volgt dat u een verwerkingsverantwoordelijke bent in de zin van de AVG.

In een tweede fase, wanneer u de digitale documenten op het Share-platform uploadt door een van de opties in het hoofdmenu te kiezen, en alleen vanaf dan, verzamelt Urban.brussels deze gegevens in de zin van de AVG en wordt Urban.brussels de verwerkingsverantwoordelijke van deze gegevens.

2. Welke (persoons)gegevens verzamelen en verwerken wij met Share?

2.A. Gegevens die wij verzamelen om toegang te verlenen tot de diensten van het platform

Opdat u uw documenten zou kunnen versturen, verzamelen wij:

• uw e-mail adres
• dat wij koppelen aan de door u verstrekte referentie van de aanvraag.

Dit stelt ons in staat u een link te sturen waarmee u toegang krijgt tot het verzendingssysteem van het platform.

2.B. Gegevens die naar Share zijn geüpload voor andere doeleinden dan het openbaar onderzoek

U beslist welke documenten u in het kader van uw aanvraag naar Share stuurt. U hoeft geen gegevens te verzenden die volgens u niet noodzakelijk zijn voor uw aanvraag, tenzij ze wettelijk vereist zijn. Voor een efficiënte verwerking moet u correcte en bijgewerkte documenten uploaden.

De volgende digitale documenten kunnen worden geüpload (niet-uitputtende lijst):

• De enige bijlage bij het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 4 juli 2019 tot wijziging van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 12 december 2013 tot vaststelling van de samenstelling van het dossier van de aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning zoals ingevuld door de aanvrager en met inbegrip van gegevens over het voorwerp van de aanvraag en de relevante bepalingen van het BWRO, het aantal vierkante meter van het terrein, het aantal appartementen in een gebouw, andere architecturale gegevens, enz.
• De architectenplan(nen) van de geplande werkzaamheden en de cartouche(s);
• De formulieren en documenten met alle relevante informatie over het onroerend goed (type gebouw, ...) en alle toelichtingen met betrekking tot de aanvraag, het formulier 'Voorstel EPB', de aanvraagformulieren voor adviezen, enz. indien relevant, de eigendomsakte en andere door de wet vereiste documenten;
• Foto's van de gevels of van het terrein, luchtfoto's of satellietfoto's.

Deze documenten kunnen bijbehorend persoonsgegevens bevatten, zoals:

• namen,
• contactgegevens,
• briefwisseling met een derde partij,
• foto's waarop identificeerbare personen zijn afgebeeld,
• enz. Deze (persoons)gegevens worden door Urban.brussels vertrouwelijk bewaard en enkel toegankelijk gemaakt voor u, de vergunningverlenende overheid en de te consulteren adviesorganen (zoals de DBDMH, de Overlegcommissie, ...).

2.C. Gegevens die naar Share zijn geüpload met het oog op het openbaar onderzoek

Het BWRO legt op dat er voor elke vergunning een openbaar onderzoek plaatsvindt. Daartoe moet de aanvrager de relevante documenten in digitale vorm uploaden. Via het Share-platform kunt u deze documenten uploaden door op de desbetreffende knop op de homepage te klikken. De documenten die via de knop 'Openbaar onderzoek' worden verzonden, zijn niet bedoeld om persoonsgegevens te bevatten.

De gegevens worden vervolgens automatisch geüpload naar het platform voor de openbare onderzoeken [OpenPermits] (https://openpermits.brussels/) (ook ontwikkeld door Urban.brussels) en ter beschikking gesteld van iedereen die de website bezoekt tijdens de periode van het openbaar onderzoek. Zo kunnen alle belanghebbenden hun opmerkingen doorgeven bij de vergunningverlenende overheid die de aanvraag behandelt.

BELANGRIJK: Wanneer u uw dossier voor de openbare raadpleging voorbereidt, is het uw verantwoordelijkheid, als gelijkgestelde met een verwerkingsverantwoordelijke bij de samenstelling van het dossier, om uw documenten van tevoren te zuiveren van alle persoonsgegevens, omdat alle documenten die u verstuurt, bedoeld zijn om openbaar toegankelijk te zijn. U wordt hierop gewezen op Share voordat u uw aanvraag verzendt. Wij verzamelen dezelfde gegevens van u als de gegevens die zijn vermeld in de tabel hierboven, maar deze keer vrij van persoonsgegevens.

Zodra de gegevens zijn geüpload naar OpenPermits, is de privacyverklaring van OpenPermits van toepassing.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij de persoonsgegevens?

Wij verwerken uw onder 2.A. en 2.B. vermelde persoonsgegevens met het oog op:

• het vergemakkelijken van de vergunningsprocedure door u de mogelijkheid te bieden uw documenten digitaal in te dienen en door de bevoegde vergunningverlenende overheid en de adviesverlenende instantie toegang tot de documenten te verlenen. Dit is in het belang van zowel de aanvrager als de vergunningverlenende overheid; Wij verwerken uw onder 2.A. en 2.C. vermelde persoonsgegevens om:
• ervoor te zorgen dat de documenten die nodig zijn voor het openbaar onderzoek, online beschikbaar zijn, zoals de wet voorschrijft. Ter herinnering: de documenten die voor het openbaar onderzoek worden geüpload, mogen geen persoonsgegevens bevatten. Mochten die er toch zijn, dan nodigen wij u en alle betrokkenen uit om de privacyverklaring van OpenPermits te raadplegen.

Urban.brussels gebruikt de gegevens van Share niet voor andere doeleinden. In voorkomend geval kunnen uw gegevens worden gebruikt om te voldoen aan een wettelijke verplichting die aan urban.brussels is opgelegd of aan een bevel van de bevoegde autoriteiten.

4. Op welke rechtsgrondslag verwerken wij de persoonsgegevens?

Om de onder 2.A en 2.C. vermelde gegevens voor de bovenvermelde doeleinden te verwerken, baseren wij ons op een wettelijke verplichting (cf. artikel 6.1 c) van de AVG), namelijk artikel 13 van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 25 april 2019 betreffende de openbare onderzoeken op het gebied van ruimtelijke ordening, stedenbouw en leefmilieu. Dit besluit vertrouwt Urban.brussels de taak toe om het Share-platform ter beschikking te stellen om de aanvragers de mogelijkheid te geven hun gegevens te uploaden in het kader van de openbare onderzoeken.

Om de onder 2.A en 2.B. vermelde gegevens voor de bovenvermelde doeleinden te verwerken, baseren wij ons op de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen (artikel 6.1 e) AVG). Het BWRO geeft de regering de bevoegdheid om bepaalde praktische regels te specificeren bij de uitvoering van vergunningen (artikel 195), met name wat betreft de vormen van communicatie (artikel 12/2).

5. Met wie delen wij uw gegevens?

Uw gegevens worden meegedeeld aan de bevoegde vergunningverlenende overheden (gemeenten, gemachtigd ambtenaar van Urban.brussels of Leefmilieu Brussel, al naargelang van het geval) en de adviesverlenende instanties die verplicht zijn een advies uit te brengen. Deze entiteiten zijn afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken die de gegevens verwerken volgens hun privacybeleid.

In het geval van openbare onderzoeken delen wij met het publiek de gegevens die vrij moeten zijn van persoonsgegevens op het OpenPermit-platform, dat is onderworpen aan zijn respectieve privacyverklaring.

Om het Share-platform ter beschikking te stellen, doen wij een beroep op verwerkers, met name het Centrum voor Informatica voor het Brusselse Gewest (CIBG).

6. Hoelang bewaren wij uw gegevens?

Na afloop van de vergunningsprocedure worden uw gegevens door Urban.brussels veilig bewaard tot het verstrijken van de eventuele termijn voor het instellen van een vordering betreffende de vergunning. Na deze termijn worden de gegevens die niet langer nodig zijn voor archiveringsdoeleinden, gewist.

Documenten die bestemd zijn voor het openbaar onderzoek worden bewaard tot het einde van de vergunningsprocedure, waarna zij worden gewist.

7. Wat moet ik doen als ik ontdek dat mijn (persoons)gegevens onjuist zijn? Welke andere rechten heb ik met betrekking tot mijn persoonsgegevens?

Als u fouten opmerkt, kunt u te allen tijde via onderstaande contactgegevens contact met ons opnemen om uw gegevens te laten corrigeren.

U kunt op grond van de AVG van ons kosteloos het volgende verkrijgen: bevestiging van het feit dat uw persoonsgegevens worden verwerkt, mededeling van uw gegevens, rectificatie van gegevens die onjuist, onvolledig of irrelevant zijn of verwijdering van uw gegevens. In bepaalde omstandigheden kunt u verzoeken om beperking van de verwerking en heeft u het recht bezwaar te maken tegen verdere verwerking. Onder voorbehoud van de toepassing van een van de in de AVG vastgelegde uitzonderingen, zullen wij uw verzoek in behandeling nemen. Zorg ervoor dat u zo specifiek mogelijk bent over het onderwerp van uw verzoek, bijvoorbeeld door URL's en namen van documenten te vermelden die relevant zijn voor de verwerking van uw verzoek.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via e-mail (klachten-bse@urban.brussels) of per post:
Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Stedenbouw & Erfgoed
Departement bemiddeling - Directie Personeel & Organisatie
Kunstberg 10-13
1000 Brussel

U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming via e-mail (dpo@urban.brussels) of per brief.
Gewestelijke Overheidsdienst Brussel Stedenbouw & Erfgoed
DPO – Functionaris voor gegevensbescherming
Kunstberg 10-13
1000 Brussel

In overeenstemming met artikel 77 van de AVG kunt u ook contact opnemen met of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit op het volgende adres:
Drukpersstraat, 35
1000 Brussel
(contact@apd-gba.be) of bij de toezichthoudende autoriteit in het land waar u gewoonlijk verblijft.

Laatste update: 20.05.2022