Déclaration de Confidentialité Share.urban.brussels

Share.urban.brussels (« Share ») est une plateforme géré par le Service public régional Bruxelles Urbanisme & Patrimoine (SPRBUP) (ci-après « Urban.brussels » ou « nous »).

Nous nous engageons à protéger les données personnelles des citoyens en conformité avec les réglementations relatives à la vie privée, et souhaitons vous informer au travers de cette Déclaration de Confidentialité de Share.

La plateforme Share est mise à la disposition du public dans le cadre des demandes de permis d’urbanisme et d’environnement à Bruxelles (les « demandes » ou « dossiers »). Elle permet au demandeur de permis (« demandeur » ou « vous ») de déposer sous forme numérique les documents relatifs à sa demande, en vue de faciliter le traitement et le suivi de la demande ainsi que la publication de cette dernière pour enquête publique, comme le requiert la loi en vigueur et en particulier le Code bruxellois de l’Aménagement du Territoire (« CoBAT »).

Grâce à la plateforme, vous pouvez charger sous forme numérique vos documents à l’attention de l’autorité délivrante du permis (la commune, le fonctionnaire délégué d’Urban.brussels ou Bruxelles environnement, selon les cas) ou pour l’enquête publique, ainsi que signaler une modification de projet ou encore fournir des compléments d’information.

1. Quel est votre et notre rôle en matière de traitement des données lors de l’utilisation de la plateforme Share pour une demande ?

Avant d’utiliser la plateforme Share, il vous revient en vertu du CoBAT de confectionner un dossier complet soutenant votre demande. Pour ce faire, vous devez notamment collationner des documents et informations auprès de tierces personnes. A ce stade, Urban.brussels n’intervient d’aucune sorte dans la manière dont vous collectez et traitez ces données.

Ainsi, si votre futur dossier reprend les données personnelles de tiers, il vous revient de vous assurer que ces données sont correctement sécurisées, par exemple en protégeant correctement vos comptes électroniques ou les locaux contenant vos documents papiers.

Vous pouvez décider de charger vos données sur Share pour différentes finalités, tel qu’expliqué sur la page d’accueil de la plateforme Share.

Il résulte de ce qui précède que vous êtes un responsable de traitement au sens du RGPD.

Dans un second temps, lorsque vous chargez les documents numériques sur la plateforme Share en choisissant une des options du menu principal, et uniquement à partir de ce moment-là, Urban.brussels collecte ces données au sens du RGPD et devient responsable de traitement de ces données.

2. Quelles données (personnelles) collectons et traitons-nous avec Share ?

2.A. Données que nous collectons pour fournir l’accès aux services de la plateforme

Pour que vous puissiez envoyer vos documents, nous collectons :

• votre adresse email
• que nous lions avec la référence de demande que vous nous fournissez

Cela nous permet de vous envoyer un lien d’accès au système d’envoi de la plateforme.

2.B. Données chargées sur Share à d’autres fins que l’enquête publique

Vous décidez des documents que vous envoyez sur Share pour votre demande. Vous ne devriez pas envoyer des données que vous n’estimez pas nécessaires pour votre demande, à moins qu’elles ne soient requises par la loi. Pour un traitement efficace, chargez des documents corrects et à jour.

Les documents numériques suivants peuvent être chargés (liste non exhaustive) :

• L’Annexe unique à l’arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 4 juillet 2019 modifiant l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 12 décembre 2013 déterminant la composition du dossier de demande de permis d’urbanisme telle que complétée par le demandeur et reprenant des précisions sur l’objet de la demande et des dispositions pertinentes du CoBAT, le nombre de mètres carrés du terrain, le nombre d’appartements dans un immeuble, autres données architecturale, etc.
• Le(s) plan(s) d’architecte des travaux projetés et le(s) cartouche(s) ;
• Les formulaires et documents reprenant toutes les informations utiles sur le bien (type de bâtiment,…) et toutes les explications relatives à la demande, le formulaire « Proposition PEB », de demandes d’avis, etc. si pertinents, le titre de propriété et autres documents requis par la loi ;
• Photos des façades ou du terrain, photos aérospatiales ou satellites.

Ces documents peuvent accessoirement contenir des données personnelles, telles que :

• des noms,
• des coordonnées de contact,
• des correspondances échangées avec une tierce personne,
• des photos contenant des personnes identifiables,
• etc. Ces données (personnelles) seront stockées par Urban.brussels de manière confidentielle et seront rendues accessibles uniquement à vous, à l’autorité délivrante et aux instances d’avis qui doivent être consultées (tel que le Siamu, Commission de concertation,…).

2.C. Données chargées sur Share en vue de l’enquête publique

Le CoBAT impose la tenue d’une enquête publique pour chaque permis. Pour ce faire, il requiert du demandeur qu’il charge les documents pertinents sous forme numérique. La plateforme Share vous permet de charger ces documents en cliquant sur le bouton correspondant sur la page d’accueil. Les documents envoyés au travers du bouton « Enquête publique » n’ont pas vocation à contenir des données personnelles.

Les données sont ensuite automatiquement reprises sur la plateforme d’enquête publiques OpenPermits (également développée par Urban.brussels) et mises à la disposition de toute personne visitant le site web durant la période d’enquête publique. Cela permet à toute personne intéressée de faire part de ses observations auprès de l’autorité délivrante en charge de la demande.

IMPORTANT: Lorsque vous confectionnez votre dossier en vue de la mise en consultation publique, il vous revient, en tant qu’assimilé à un responsable de traitement confectionnant le dossier, d’expurger préalablement vos documents de toute donnée personnelle car tous les documents que vous envoyez ont vocation à être publiquement accessibles. Cela est rappelé sur Share avant l’envoi de votre dossier. Nous collectons auprès de vous les mêmes données que celles reprises dans le tableau ci-dessus, exemptes cette fois de toute donnée personnelle.

Une fois les données reprises sur OpenPermits, la déclaration de confidentialité d’OpenPermits s’applique.

3. Pour quelles finalités traitons-nous les données personnelles ?

Nous traitons vos données personnelles reprises sous 2.A. et 2.B. pour:

• Faciliter la procédure de permis en vous permettant d’envoyer vos documents numériquement et en procurant un accès aux documents à l’autorité délivrante compétente et aux instances d’avis. Cela est tant dans l’intérêt du demandeur que de l’autorité délivrante ; Nous traitons vos données personnelles reprises sous 2.A. et 2.C. pour:
• Permettre la mise en ligne des documents nécessaires pour l’enquête publique, telle que requise par la loi. Pour rappel, les documents chargés destinés à l’enquête publique ne peuvent pas contenir de données personnelles. S’il devait toutefois y en avoir, nous vous invitons et invitons toute personne concernée à se référer à la déclaration de confidentialité d’OpenPermits.

Urban.brussels n’utilise pas les données de Share pour d’autres finalités. Le cas échéant, vos données peuvent être utilisées pour se conformer à une obligation légale imposée à urban.brussels ou une injonction des autorités compétentes.

4. Sur quelle base légale traitons-nous les données à caractère personnel ?

Pour traiter les données 2.A. et 2.C. pour la finalité susmentionnée, nous nous basons sur une obligation légale (Article 6.1 c) du RGPD), à savoir l’article 13 de l’Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 25 avril 2019 relatif aux enquêtes publiques en matière d'aménagement du territoire, d'urbanisme et d'environnement. Cet Arrêté confie à Urban.brussels la mission de fournir la plateforme Share permettant au demandeur de charger ses données dans le cadre des enquêtes publiques.

Pour traiter les données 2.A. et 2.B. pour la finalité susmentionnée, nous nous basons sur l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement (Article 6.1 e) RGPD). Le CoBAt habilite en effet le Gouvernement à préciser certaines modalités dans la mise en œuvre des permis (Article 195), en particulier en ce qui concerne les formes de communication (Article 12/2).

5. Avec qui partageons-nous vos données ?

Vos données sont partagées avec les autorités délivrantes compétentes (communes, fonctionnaire délégué d’Urban.brussels ou Bruxelles environnement, selon les cas) et les instances d’avis qui sont tenues de remettre un avis. Ces entités sont des responsables de traitement séparés qui traitent les données selon leurs politiques de confidentialité.

Dans les cas des enquêtes publiques, nous partageons avec le public les données qui doivent être exemptes de toutes données personnelles sur la plateforme OpenPermit, sujette à sa déclaration de confidentialité respective.

Pour fournir la plateforme Share, nous faisons appel à des sous-traitants, en particulier le Centre d'Informatique pour la Région Bruxelloise (CIRB).

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

A l’issue de la procédure de permis, vos données sont conservées de manière sécurisée par Urban.brussels jusqu’à ce que tout délai pour intenter une action concernant le permis soit éteint. Passé ce délai, les données qui ne sont plus nécessaires à des fins archivistiques sont supprimées.

S’agissant des documents destinés à l’enquête publique, ils sont conservés jusqu’à la fin de la procédure de permis, après quoi ils sont supprimés.

7. Que faire si je constate que mes données (personnelles) sont incorrectes ? De quels autres droits je dispose sur mes données personnelles ?

Vous pouvez à tout moment nous contacter aux coordonnées ci-dessous si vous constatez des erreurs afin de faire rectifier vos données.

En vertu du RGPD, vous pouvez obtenir de notre part, gratuitement, la confirmation que vos données personnelles sont traitées, la communication de vos données, la rectification des données qui sont inexactes, incomplètes ou non pertinentes ou la suppression de vos données. Dans certaines circonstances, vous pouvez demander la limitation du traitement et vous avez le droit de vous opposer à la poursuite d’un traitement. Sous réserve de l’application d’une des exceptions consacrées par le RGPD, nous procéderons à votre demande. Veillez à préciser au maximum l’objet de votre demande, par exemple en incluant les liens URL et noms des documents pertinents pour le traitement de votre demande.
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter par e-mail (plaintes-bup@urban.brussels) ou par courrier:
Service public régional Bruxelles Urbanisme & Patrimoine
Département de médiation – direction personnel & organisation
Mont des Arts 10-13
1000 Bruxelles

Vous pouvez également prendre contact avec le délégué à la protection des données par e-mail (dpo@urban.brussels ) ou par courrier:
Service public régional Bruxelles Urbanisme & Patrimoine
DPO – Délégué à la protection des données
Mont des Arts 10-13
1000 Bruxelles

Conformément à l’article 77 du RGPD, vous pouvez également vous adresser ou déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données à l'adresse suivante :
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
(contact@apd-gba.be) ou auprès de l’autorité de contrôle du pays de votre résidence habituelle.

Date de dernière mise à jour: 20-05-2022